Por Marcelo Araújo.
A acumulação de documentos é um desafio que vem se tornando cada vez mais comum nas organizações. Muitas empresas ainda precisam lidar com uma grande quantidade de papéis, seja por questões legais, fiscais ou operacionais. Porém, a maioria se encontra na fase de precisar se desfazer desse volume, mas não sabe por onde começar.
Segundo uma pesquisa da Association for Information and Image Management (AIIM), aproximadamente 40% das empresas ainda mantêm seus arquivos em papel. Grande parte dos documentos tem um prazo de validade pré-determinado, conhecido como temporalidade do documento – logo, quando este prazo termina, é hora de pensar na destruição deles.
Mas o primeiro passo para isso é entender que a segurança do processo é crucial e estratégica para as organizações.
Primeiro porque documentos são registros que contém informações importantes e, em alguns casos, são sigilosos. Independente das suas características, eles devem ser destruídos de modo responsável. Não se trata simplesmente de amassá-los e jogá-los no lixo, ou simplesmente colocá-los em uma trituradora. Destruir um documento requer responsabilidade, independente do seu nível de importância.
Ate hoje, 40% das empresas utilizam documentos em papéis. Entretanto, com a digitalização e suas facilidades, esse cenário está sendo modificado.
Inúmeros documentos guardados por anos a fio são considerados confidenciais; sendo assim, não podem ser descartados em lixo comum. É o caso de documentos orçamentários, registros fiscais e corporativos, documentos pessoais, resultados de pesquisas e testes, relatórios e tantos outros. Eles demandam procedimentos especiais de destruição.
O primeiro passo é desenvolver um termo formalizando o compromisso de pôr fim aos registros de maneira segura e em conformidade com as leis aplicáveis. E o segundo é, sem dúvidas, considerar que a legislação é crucial para garantir a conformidade com as leis de privacidade e proteção de dados.
Alguns pontos a serem considerados incluem:
- as leis de privacidade;
- os prazos de retenção (é preciso se certificar de que os documentos sejam mantidos pelo período necessário, conforme exigido pela legislação);
- a proteção de informações sensíveis.
Informações críticas exigem medidas adicionais de segurança durante a destruição, como dados financeiros, médicos ou informações de identificação pessoal.
Desde março de 2020, a digitalização de documentos é um processo assegurado pela Legislação Brasileira, com o decreto nº 10.278/2020, que estabelece que os documentos digitalizados que seguirem todas as diretrizes passam a ter o mesmo valor jurídico que os físicos. Este é um avanço importante em termos de tecnologia e sustentabilidade.
Felizmente, a tecnologia está cada vez mais presente nas práticas cotidianas das empresas, seja por meio da otimização da produção ou da gestão eletrônica de documentos. O papel vem sendo substituído, principalmente por questões de praticidade, agilidade e sustentabilidade.
Não faltam motivos para implantar um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED), muito menos para fazer a digitalização de documentos.
Aliás, a digitalização de documentos no Brasil é um mercado com demanda reprimida. Conforme uma pesquisa da Adobe Document Cloud e Forrester Consulting, 74% dos tomadores de decisão reconhecem a importância da digitalização de documentos para a maturidade digital das empresas. No Brasil, a adoção de documentos digitais aumentou de 25% (antes da pandemia) para 54% (após a pandemia), impulsionada pela transição do trabalho presencial para o modelo híbrido.
Esses números também se devem às demandas ESG. A sustentabilidade em tempos digitais chama atenção para práticas de digitalização em uma atitude de cuidado para com a natureza – algo imprescindível atualmente.
A digitalização traz eficiência e segurança para os processos internos, permitindo uma melhor tomada de decisão e maior produtividade. É uma transformação essencial para a competitividade no mercado atual, que já compreendeu que o papel ficou no passado. Agora, precisamos nos livrar deles de maneira segura e investir nas novas tecnologias.
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Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, possui mais de 35 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia, executivo com atuação em clientes de médio e grande porte, destacando vivência em empresas de software, BPO, gestão eletrônica de documentos, ECM e BPM.