Marcelo Araújo*
Em um mundo cada vez mais digital, a maneira como capturamos e gerenciamos documentos se tornou um dos principais fatores que diferenciam as operações empresariais eficientes daquelas que ainda estão presas a métodos tradicionais.
Neste cenário, o processo de onboarding, que envolve a coleta de informações e documentos para iniciar ou dar continuidade a serviços em áreas como Recursos Humanos, financiamentos, reembolsos, saúde e cadastro de clientes, vem passando por uma transformação acelerada impulsionada pela digitalização e pela Inteligência Artificial (IA).
Na área de RH, por exemplo, o processo de contratação exige que o departamento colete uma variedade de documentos de candidatos, como comprovantes de residência, certidões, histórico profissional e documentos de identificação. A digitalização deste processo elimina a necessidade de papéis físicos e agiliza tanto a validação quanto a armazenagem desses dados.
A digitalização de documentos acelera o trabalho da equipe no dia a dia
Outro exemplo é o financiamento de veículos, setor em que as instituições financeiras e concessionárias precisam de uma grande quantidade de documentos ao longo do fluxo de trabalho. Com a digitalização e a automação, é possível realizar uma análise mais rápida e precisa, o que aumenta a satisfação do cliente e diminui o tempo de aprovação.
Como a IA pode ajudar
Assim como em muitas áreas, a inteligência artificial desempenha papel fundamental no onboarding da captura e gestão de documentos. Com algoritmos de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), ela consegue extrair dados relevantes de documentos digitalizados automaticamente, eliminando a necessidade de entrada manual de dados – o que melhora a eficiência, a precisão e a velocidade dos processos.
Além disso, a IA pode identificar inconsistências, realizar validações automáticas e até aprender padrões que ajudam a detectar fraudes. A capacidade de IA de analisar grandes volumes de dados em tempo real torna os processos mais escaláveis, permitindo que as empresas gerenciem um número crescente de clientes e transações sem sacrificar a qualidade do serviço.
A digitalização e a automação de processos representam um avanço essencial para as empresas que buscam eficiência e competitividade – e o onboarding é uma etapa crucial. Ao minimizar a incidência de erros humanos, esses sistemas garantem maior precisão e confiabilidade nas operações, reduzindo retrabalhos e aumentando a confiança nos resultados.
Ainda, a automação permite que os funcionários se libertem de tarefas operacionais repetitivas, focando em atividades estratégicas que agregam mais valor à organização. Esse aumento na produtividade é acompanhado por uma melhoria significativa na experiência do cliente, que se beneficia de processos mais ágeis e simplificados.
Outro ponto importante, que pode ser apoiado pela IA, é a segurança dos dados. A criptografia e outras tecnologias protegem informações sensíveis, reduzindo os riscos de vazamento e fraudes.
O onboarding de captura de documentos é uma área crítica para praticamente todos os setores. À medida que a digitalização e a IA continuam a evoluir, as empresas que adotam essas tecnologias se destacam pela eficiência, segurança e experiência aprimorada que oferecem aos clientes.
A transformação digital é inevitável e as organizações que resistem a essa mudança correm o risco de se tornarem obsoletas.
A transição para a captura de documentos digital e automatizada é mais do que uma simples modernização; é uma questão de sobrevivência em um mundo empresarial que se move a uma velocidade cada vez maior.
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*Marcelo Araújo é Diretor Comercial da eBox Digital